Ufficio ben organizzato? Ecco come fare!

Ogni ambiente di lavoro per essere veramente funzionale deve essere organizzato al meglio. Tuttavia ciò diventa ancora più importante nel momento in cui ci si trova ad operare in ufficio, poiché si rischia di perdere tempo prezioso nella gestione della burocrazia e nella ricerca degli strumenti necessari per svolgere le diverse attività.

Per evitare di commettere errori è importante andare per gradi e partire dalle fondamenta. Di fatto è bene valutare lo spazio a disposizione e definire i diversi ambienti, così da ottimizzare il lavoro e trovare tutto quello che serve senza problemi e nell’immediato. Il primo aspetto da definire è la disposizione delle scrivanie, che deve essere funzionale, in modo da agevolare i lavoratori. 

Inoltre è importante stabilire dove sistemare l’area relax, l’archivio e la zona preposta per la stampante e la fotocopiatrice. Organizzare lo spazio al meglio permette di garantire maggiore ordine, anche in piena attività o quando vi sono delle scadenze importanti, che richiedono una massiccia presenza del personale.

Avere tutto ciò che serve per ottimizzare il lavoro

Ottimizzare lo spazio a disposizione è certamente importante, ma non è sufficiente per rendere un ufficio perfettamente funzionante ed efficiente. Bisogna, infatti, avere a disposizione anche tutto il necessario per operare al meglio. Sicuramente tra i prodotti che vengono più utilizzati negli uffici si può ricordare la carta per fotocopie ed altri usi simili, che deve essere di qualità. 

Il formato A4 è sicuramente il più indicato ed anche quello più richiesto. Per questa ragione è bene valutare i prezzi della carta Navigator A4, che è una delle migliori disponibili in commercio. Si consiglia di non acquistarla nelle cartolerie tradizionali, bensì online nei siti che si occupano della vendita di materiale per l’ufficio. In questo modo, infatti, è possibile ottenere un maggiore risparmio. 

Tuttavia è bene fare attenzione, poiché non tutti i portali sono effettivamente affidabili. Importante da avere a disposizione sono anche le cartucce per la stampante, nonché elementi di cancelleria (penne, matite, block notes e così via) e contenitori per conservare al meglio le pratiche ed i documenti importanti. 

Sistemare accuratamente le postazioni e la zona archiviazione

Molto importanti da considerare sono le postazioni di lavoro, poiché devo essere perfettamente organizzate, in modo da rendere chi le utilizza perfettamente operativo. Di fatto è indispensabile che le scrivanie siano ampie, in modo che possano trovarvi spazio il computer ed anche le carte ed i documenti più importanti, da avere a portata di mano. 

Inoltre è fondamentale che siano presenti cassetti, utili per accogliere tutto ciò che può tornare utile, ma che sul tavolo da lavoro può risultare ingombrante. Negli uffici, tuttavia, è fondamentale prestare attenzione anche alla zona archiviazione, poiché è destinata a conservare documenti e pratiche rilevanti, che devono poter essere consultate ed utilizzate all’occorrenza. 

Per sistemare tutto al meglio è necessario disporre di armadi appositi, nonché di scaffali, separatori, teche e contenitori specifici. Non bisogna dimenticare nemmeno le etichette da applicare in corrispondenza di raccoglitori, cartelline e così via. Ovviamente è importante studiare con attenzione anche l’illuminazione, in modo da garantire una buona visibilità in tutti gli ambienti, anche in quelli meno frequentati.